如何与忙碌的领导有效的沟通?
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忙碌的领导,一般没有时间与下属废话,如果下属不善于总结提炼,就让领导心生厌烦。所以,与忙碌的领导,有效沟通,就三个秘诀:一是高度精炼,二是见缝插针,三是掌握领导生物钟。
【一】如何高度精炼呢?举一个例子,就是如何给领导发微信文字和截图,而不能发语音,让高效的领导一眼就能看明白。先搭建一个场景:
李主任开着重要会议,需要一个情况,发微信给小张。小张偷懒,就用发了一段语音信息。
李主任开着会,又不能戴上耳机收听,气得李主任马上给小张发微信,“发文字发文字”。
结果小张发完语音,就以为万事大吉,放下手机,办其他事情去了。李主任脸都气白了,关键是旁边的周经理笑话他,“你的兵太不懂事了”,让李主任颜面尽失。
李主任回到公司,狠狠敲打了小张,差点就辞退他了。
成熟的职场人,重要信息,一定发文字,不能发语音,既不方便收听,也不能转发,还不能保留。
即使发文字,一定要注意总结提炼,分成段落,标注一二三,不要发一大堆文字,让领导看得眼花缭乱。
给领导转发文件信息,也不要直接“一转了之”。智能手机,功能都不一样。也许你转发的文本,领导的手机打不开,或者显示不全。成熟的下属,一般是把文档转化为PDF格式再转发,然后在用手机拍成图片,同时发过去,确保领导收到且能查看万无一失。
【二】善于用微信汇报工作,但重要事情尤其是私事不能发微信,要当面或者电话。高效领导,平时很忙,没有功夫当面聊天。他喜欢下属用微信或短信,汇报工作。只要能拿桌面的上事情,都可以用微信沟通交流。
但是,你请领导吃饭、送礼等隐私信息,别人给领导办理私事的信息,不要发微信、短信,不要留下文字信息,聪明人都是给领导打电话,电话里也不能说的太直白。
比如,客户给领导送礼,你不能给领导发微信,“领导,某某从南方给你寄了几何高档好茶,请你品尝。”再追求高效的领导,也会非常讨厌发这些隐私信息。道理都明白。
还有违反程序的事情,不要发微信,领导再忙,也要当面请示,或者电话请示。
比如,别人请托领导的私事,想通过你给领导联系,千万不要发微信,要么电话请托,要么当面请托。如果你给领导发微信,“领导,某某那个报告,你能不能高抬贵手,他事后必有重谢。”你看领导敢不敢回一个字。本来能办,留下文字痕迹,领导也不敢办了。
【三】重要信息要提醒式发,不急事项不要急发。作为职场新人,由于不了解领导的作息“生物钟”,可能想起什么事,只为自己方便,害怕忘了,随手就发给领导。如果时间点选择不当,也非常让领导厌烦。
小林刚入职,暂时分不清事情的轻重缓急。收到上级一个电话通知,就马上编微信发给领导,发完一看正好是中午1点。小林的领导有无休习惯,正迷糊着呢,小林的微信滴滴直响,打开一看,就是芝麻绿豆大的屁事,心里责怪小林“不懂的下午2点再发呀”。
下午领导就有点神经衰弱,见到小林都没有好脸色,背后嘟囔了一句,“没眼神的货”。小林犯过几次这种低级毛病,领导就不待见他了,一直得不到重用。领导也有自己的理由,细节决定成败,小林办事不够周全,不堪重用。
着急的事项,要善于提醒,不要害怕领导烦。我们在职场实践中,经常遇到,给领导发微信如同泥牛入海、杳无音信,也不知道领导收到没有?是否同意?不紧急的事物,还可以等等领导,万一有时间节点的事情呢?
有的下属“心大”,反正我发给领导了,领导耽误事没我的责任。领导耽误事情,第一个还是让你背黑锅。你发了微信不知道提醒吗?你就是这么服务的吗?
成熟的职场人,发出重要微信后,都会持续跟踪办理进度,到了时间节点,从工作角度出发,会及时催促领导查收并回复意见。其实,微信还有一种“强提醒”功能,有时间节点的重要信息,你长按文字信息,显示“提醒”设置,设置“定点提醒”再发给领导,对领导负责,也是对自己负责。
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